FEDERATIE REGLEMENT
 

Dit federatiereglement heeft tot doel de interne werking van de federatie en van de federatie ten overstaande van haar leden vast te leggen en te preciseren.  Het is een aanvulling van de statuten en het huishoudelijk reglement en wordt door de Raad van Beheer opgesteld, goed gekeurd en zonodig aangepast en/of aangeduld, zonder dat hiertoe de toelating of de  goedkeuring van de leden dient te worden gevraagd.
   

De Raad van Beheer zou het op prijs stellen dat ALLE leden zich houden aan de bepalingen deze van het huishoudelijk reglement en de statuten. ervan,alsook aan Leden die wensen veranderingen aangebracht te zien, kunnen de Raad van Beheer hiervan in kennis stellen.
   
Met dank bij voorbaat.  De Raad van Beheer van de Brabantse Kulturele Federatie vzw.
   

Art.1.

De Maatschappelijke Zetel van de vereniging is gevestigd te 1800 Peutie – Vilvoorde Kerkstraat 43.
   

Art.2.

Met de federatie kan enkel gecorrespondeerd worden via het secretariaat. Alle briefwisseling of andere stukken dienen te worden gericht aan het secretariaat. in dringende gevallen kan men de leden van de Raad van Beheer  Enkele  contacteren op hun privé-adres.
   

Art.3.

Raad van Beheer: bevoegdheden:
   
Binnen de Raad van Beheer werden specifieke functies ingebouwd om de interne werking van de federatie te vergemakkelijken. Onderstaand overzicht van de taakverdeling binnen de Raad van Beheer maakt het de leden gemakkelijker om met hun problemen, noden en vragen bij de juiste persoon te geraken.
   

Art.3.1

De Voorzitter
   
Heeft de algemene leiding van de vereniging Zit de vergaderingen voor en spreekt en handelt in naam van de vereniging en van de Raad van Beheer
   
Zorgt voor orde en regelmaat en houd toezicht op de goede werking van de vereniging, zijn Raad van Beheer en zijn leden.
   
Tekent alle officiële stukken voor akkoord Stelt maandelijks het “ Woordje van de Voorzitter” op en zorgt voor het jaar verslag.

Art.3.2

De Ondervoorzitter
Vervangt bij afwezigheid de Voorzitter,en neemt in samenspraak met de voorzitter bij afwezigheiddiens taken waar.
Stelt de rubriek "Wist ge dat" op                                                                              Staat in voor het jaarverslag.
   

Art.3.3

De Secretaris
   
Is het hoofd van de administratie van de vereniging.
   
Zorgt voor het bijhouden en beantwoorden van de correspondentie.  Is verantwoordelijke uitgever van het infoblad. Stelt de verslagen op van de algemene – en info – vergaderingen. Stelt de ledenlijst, de feestkalender en de adresklevers op.   Is verantwoordelijk voor de uitslag van de Gouden Scepter.
   

Art.3.4

De Schatbewaarder.
   
Beheert de financiële middelen van de federatie.
 
Brengt tijdens elke vergadering van de Raad van Beheer verslag uit aangaande de financiële toestand van de vereniging en vraagt aan de Raad van Beheer toestemming tot het betalen van openstaande rekeningen.
   

Stelt jaarlijks het begrotingsontwerp op en legt dit ter goedkeuring voor aan de Raad van Beheer. Vult jaarlijks de belastingsformulieren in.
   
Geeft naam en adres van de leden die hebben betaald zo vlug mogelijk door. Dit geld eveneens voor de verzekerde leden.
   
Staat in voor de voorbereiding en de bijstand voor de verificatie van het kasboek door de verificateurs.  Staat in voor de aangifte van SABAM.
   
Is de verantwoordelijke voor de kaartenverkoop wat betreft  feesten ingericht door B.K.F.
   

Art.3.5

De Hulp – secretaris
   
 Stelt de verslagen van de vergaderingen van de Raad van Beheer op.   Is de contactpersoon tussen de leden en de verzekeringsmaatschappij. Staat in voor de rubriek “News”.  Staat de secretaris bij en vervangt deze indien nodig.
   

Art.3.6

De Hulp – schatbewaarder
   
Beheert in samenspraak en wederzijdse controle met de schatbewaarder de financiële middelen van de federatie.
   

Art.3.7

De Materiaalmeester.
   
Beheerd, naar best vermogen de eigendommen van de vereniging, houd de inventaris van de goederen bij en legt deze jaarlijks voor aan de Raad van Beheer.
   
Staat in voor de aan –en verkoop en het uitlenen van de eigendommen der vereniging;
zoals onder meer vlaggen, plaketten, attributen, stickers enz.
   
Regelt de aan – en verkoop van de medailles en andere ledenattributen en houd hiervan een register bij.  Staat in voor de aankoop van verbruikersmateriaal voor de federatie.
   

Art.3.8

De Redactie.
   
Is verantwoordelijk voor de samenstelling en de bedeling van het infoblad.
   
Ontvangt de bijlagen voor het infoblad, zoals uitnodigingen, mededelingen van de leden,  en dit alles in samenspraak met de secretaris.
   

Is de verantwoordelijke voor de verkoop aan de leden van de adresklevers.
   

Art.3.9.

De Feestleider Diner Dansant.
   
Is verantwoordelijk voor wat de organisatie betreft van de Diner Dansant, ingericht door of voor de federatie.
   
Staat in voor de aankoop der grondstoffen, de accommodatie en alles wat voor een goede organisatie noodzakelijk is.  Staat in voor de inschrijvingen.
   
Staat in voor het bijhouden van het Gulden Boek Staat de feestleider, verantwoordelijk voor de Nacht van Brabant bij in zijn taak.
   
Art.3.10 De Feestleider Nacht van Brabant.
   
Is verantwoordelijk voor wat de organisatie betreft van de Nacht van Brabant, ingericht door of voor de federatie.
   
Staat in voor de aankoop deer grondstoffen, de accommodatie en alles wat voor een goede organisatie noodzakelijks is.
   
Staat de feestleider, verantwoordelijk voor de Diner Dansant bij in zijn taak.
   
   
Art.3.11 Provinciale Commissarissen.
   
Verzorgen hoofdzakelijk de contacten tussen de Raad van Beheer en de leden van de provincie waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.
   
Verzamelen teksten en foto’s uit de media, die voor publicatie in het infoblad in aanmerking komen en geven deze aan de hulp – secretaris voor de rubriek “News”.
   
Vertegenwoordigen de federatie op de activiteiten die plaatsvinden in zijn/haar provincie.
   
Art. 4 Lidgelden
   
Naast de bepalingen, omschreven in het huishoudelijk reglement onder art.1.,zijn volgende regels van kracht
   
Art.4.1. Om in regel te blijven met hun lidgeld, dienen de reeds aangesloten verenigingen en individuele sympathiserende leden dit te voldoen ten laatste op de infovergadering van de maand september van elk jaar, op de manier zoals omschreven in het huishoudelijk reglement onder art. 1.; par. 1.5.
   
Art.4.2. Verenigingen en individuele sympathiserende leden, die in de loop van het werkingsjaar aansluiten, betalen eveneens het volledige lidgeld, ongeacht de datum van aansluiting.
   
Art.4.3. De verenigingen worden via hun mandatarissen of via de aan de Raad van Beheer opgegeven persoon, uitgenodigd tot betaling van het lidgeld, dit per gewone brief, vergezeld van een overschrijving formulier. De individuele  sympathiserende leden worden uitgenodigd tot betaling van het lidgeld per gewone brief, vergezeld van een overschrijvingsformulier.
   
Art.4.4. Verenigingen en de individuele sympathiserende leden die zich op de info vergadering van de maand september niet in regel stelden met het betalen van hun lidgeld, ontvangen een EENMALIGE herinnering. Indien de betaling van het lidgeld dan niet geschied is voor de 15de september, verliest de verenigingen zijn mandataris of het individuele sympathiserende lid automatisch het lidmaatschap. Bij een eventuele heraansluiting, dient de  vereniging of het individuele sympathiserende lid een nieuwe aanvraag te doen, zoals beschreven in art. 1, par. 1.1. van het huishoudelijk reglement.
   
Art.4.5. Het vastgestelde lidgeld is van toepassing zowel voor effectieve als voor
sympathiserende leden.
   
Art.5 Informatieblad
   

De B.K.F. geeft een maandelijks infoblad uit, genaamd “ ‘t Brabanderke”. Deze verschijnt  van september tot in mei (gratis) niet in juli en augustus Elke mandataris van een vereniging
of een ander lid, ontvangt hiervan één exemplaar. Het staat de vereniging vrij een ander  persoon dan de mandataris aan te duiden op het infoblad te ontvangen. Alleen de persoon die door de vereniging werd aangeduid kan dit infoblad ontvangen, of de betreffende  persoon dient een volmacht te geven aan het lid, die in zijn plaats het infoblad mag in ontvangst nemen. Op deze volmacht dient te staan, de naam van de desbetreffende info – vergadering, de naam van de persoon die in aanmerking komt om het infoblad te ontvangen en de handtekening van de volmachtgevende persoon. Elke individuele sympathiserende persoon ontvangt hiervan één exemplaar. Het infoblad  verschijnt negen keer per jaar, telkens bij het begin van de maand,met uitzondering van de maanden juni, juli en augustus. Het bevat in de eerste plaats informatie, uitgaande van de federatie zelf zoals, verslagen van de verschillende vergaderingen, wijzigingen aan de statuten, huishoudelijk – en federatiereglement, wijzigingen binnen de Raad van Beheer, feestkalender . De aangesloten leden worden eveneens in de mogelijkheid gesteld om hun informatie via het infoblad kenbaar te maken. De Raad van Beheer kan deze gunst ook verlenen aan derden. Opname van activiteiten van de leden in de feestkalender alsook inlassen van informatie met een commercieel doel, of de medeverzending ervan, zijn gratis. De individuele sympathiserende leden kunnen geen uitnodigingen publiceren maar mogen wel inlassingen plaatsen in de feestkalender.
   
 

                     Met deze informatie wordt bedoeld:
   
1. Uitnodigingen voor bals, recepties, eetfestijnen, braderijen en andere feestelijkheden.
   
2. Bekendmakingen van tombola uitslagen, prijskampen, tornooien enz., die van de
    betrokken vereniging (en) uitgaan of waarvan werd of wordt deelgenomen.
   
3. Inschrijvingsformulieren voor activiteiten die door de aangesloten vereniging wordt
    ingericht.
   
4. Informatie over de vereniging zelf, zoals historiek, beschrijving, op richting jubileums enz
5. Reportages van festiviteiten met of zonder foto’s.
   
De mee te verzenden stukken dienen tijdig te worden afgegeven aan de Redactie of aan de Secretaris, bij deze kunnen tevens de in te lassen stukken worden afgegeven. Er dienen  minimum 150 exemplaren per blad te worden voorzien, een aantal dat, in geval van  stijgende oplage, kan verhoogd worden. Voor verenigingen die niet in de mogelijkheid zijn om zelf de fotokopie te nemen, volstaat het om een origineel af te geven, waarna het secretariaat verder zorgt voor de nodige aanmaak, mits vergoeding van  per genomen kopij. De betaling van deze vergoeding dient te gebeuren bij afgifte van het origineel, dat U  desgewenst wordt terug bezorgd. De in te lassen of mee te verzenden stukken dienen te  worden bezorgd tegen de 15 de van de maand die de publicatiemaanden vooraf gaat (vb. stukken voor het infoblad van april, afgeven ten laatste op 15 maart). De afgegeven stukken of originelen mogen geen enkele vorm van reclame met commercieel  doel bevatten. Wel mag natuurlijk de naam van de zaal en de dienstdoende discobar of DJ  vermeld zijn. Tevens moet steeds de naam van e vereniging erop vermeld staan. De inhoud van de mee te verzenden stukken is de verantwoordelijkheid van de betrokken persoon of vereniging. Het vermenigvuldigen van de inhoud van het infoblad door de leden is toegelaten.Door de Federatie worden echter geen abonnementen of losse nummers verkocht.
   
Art.6. B.K.F. - Feesten
   
Om de federatie wat meer financiële armslag te verlenen, richt de Raad van Beheer enkele feesten in. Traditiegetrouw worden deze feesten ingericht bij het begin en op het einde van de carnavalperiode, om de feesten van haar leden zo weinig mogelijk te schaden.
   

Zo worden onder meer ingericht: Diner Dansant
   
Dit feest, dat een combinatie is van een diner en een bal, wordt beschouwd als de officiële opening van het carnavalseizoen, en gaat door op de vrijdag voor of gelijkvallend met 11november. Tijdens dit feest wordt o.m. het carnavalseizoen officieel geopend, worden de laureaten van de Gouden, Zilveren en Bronzen Scepter bekend gemaakt en worden de  verdienstelijke leden vereremerken. Leden die willen deelnemen aan de Diner Dansant  dienen hun deelnemende leden op te geven via het hiervoor bestemde inschrijvingsformulier,
alsook de betaling ervan aan de Schatbewaarder ten laatste op de info – vergadering die het Diner vooraf gaat. Personen die op dit inschrijvingsformulier worden vermeld moeten overeenstemmen met personen vermeld op Uw ledenlijst, die dan reeds in ons bezit dient te  zijn Individuele sympathiserende leden kunnen deelnemen aan dit Diner Dansant samen met zijn of haar partner. De prijzen zijn als volgt - 50 euro (volledig menu + drank de ganse avond  - 36 euro van 7 - 12jaar - 15 euro van 4 - 7 jaar - gratis - 4jaar
   
 

                          Nacht van Brabant.
   
Dit massafeest wordt algemeen beschouwd als de afsluiting van het carnavalseizoen  De bedoeling ervan is om de leden toe te laten nog een laatste maal, verkleed samen te zijn en zich voor een minimumbijdrage in de onkosten, nog eens naar harte lust te vermaken.Dit feest vind plaats op de zaterdag na Pasen Leden die willen deelnemen aan de Nacht van Brabant dienen hun lidgeld te voldoen ten laatste op 01 februari.Leden die willen deelnemen
aan deze Nacht van Brabant dienen hun deelnemingsformulier, als ook de betaling ervan aan de Schatbewaarder ten laatste op de info – vergadering die de Nacht van Brabant voorafgaat .Personen die op dit inschrijvingsformulier worden vermeld moeten overeenstemmen met personen vermeld op Uw ledenlijst die in ons bezit dient te zijn ten laatste op 01 februari. Individuele sympathiserende leden kunnen deelnemen aan deze Nacht
samen met zijn of haar partner.
   
Om een goede afloop van de feesten te waarborgen, zijn volgende regels in acht te nemen:
   
De Raad van Beheer kan, wanneer hij dit nodig acht, de hulp inroepen van aangesloten leden of derden bij de organisatie van de feesten.
   
De Raad van Beheer kan, personen of verenigingen uitsluiten van deelname, wanneer de aanwezigheid van deze, een negatieve invloed kan hebben op het goede verloop van de feesten.                 Verkoop van kaarten e.d.m. tijdens de feesten zijn ten strengste verboden.
   
De deelnemers of kandidaat – deelnemers, dienen zich te houden aan de regels die hen door
de Raad van Beheer of door de feestleiders worden opgelegd.
   
Personen of verenigingen die onregelmatigheden uitlokken of opzettelijke schade aanrichten, worden van verdere deelname uitgesloten.
   
Voor inlichtingen en andere aangelegenheden in verband met de feesten, kan men steeds terecht bij de feestleiders, die de nodige schikkingen treffen.hier aan deel te nemen wordt een kleine bijdrag voor zien van- 15 euro (drank de gehele avond + 2 broodjes + 1 soep + bijdrage wc dame- 10 euro van  7 - 12 jaar - 5 euro van 4 - 7 jaar - gratis - 4 jaar Ook kan men tijdens deze nacht ook een vat schenken tegen de prijs van 75 euro.
   
Art. 7 Medailles.
   
Art.7.1. Alle bij de B.K.F. aangesloten personen of leden van aangesloten verenigingen de B.K.F. medailles dragen. Deze is bij de Materiaalmeester te bekomen aan de prijs van 12 euro. contant te betalen bij aflevering. Deze medaille bestaat uit een ovale plakket van 9 bij 4,5 cm, voorzien van een koperkleurige ketting. Elke medaille is voorzien van een nummer, dat zich op de achterzijde bevindt. Het is noodzakelijk dat iedere eigenaar of drager van een medaille het nummer van zijn medaille kent, om bij verlies ervan, het terugvinden ervan te vergemakkelijken. De praktijk heeft reeds het nut van deze maatregel bewezen. De Materiaalmeester houd een register bij met daarin de naam van de drager en/of zijn vereniging
   
Art.7.2. Alleen de medailles van de leden van de Raad van Beheer zijn voorzien van een korte ketting met speciale sluiting, die het toelaat de medaille vlak onder de vlinderdas te dragen. Deze medaille is tevens voorzien van een functieplaatje van het betreffend bestuurslid
   
Art.7.3 De verkoop van medailles aan niet – leden is verboden
   
Art.7.4. B.K.F. medailles mogen niet worden nagemaakt, en dit in eender welke grootte zonder toestemming van het B.K.F bestuur. Na toestemming van de Raad van Beheer, blijft de persoon die deze medailles wil namaken de enige verantwoordelijke voor eventuele gevolgen achteraf.
   
Art. 8 B.K.F.- speldjes
   
Art.8.1 De B.K.F. verdeeld onder haar leden (effectieve en sympathiserende) per seizoen een aantal B.K.F. – speldjes, zolang dit financieel haalnaar blijft en door de Raad van Beheer als nuttig wordt geacht, op de wijze beschreven in de art. 9.2., 9.2., 9.4. en 9.5.
   
Art.8.2 Effectieve leden met hun zetel in Brabant:
   
Deze leden zullen, indien mogelijk, elk seizoen de B.K.F. – speldjes in ontvangst nemen op de door hun aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in gezamenlijk overleg met de Raad van Beheer van de B.K.F. aangeduid. De leden die geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F. – speldjes ten gepaste tijde toegestuurd krijgen.
   
Art.8.3 Sympathiserende leden.
   
Deze leden zullen elk seizoen de B.K.F. speldjes ontvangen. Om de 2 jaar zullen zij, indien mogelijk, deze in ontvangst nemen op de door hen aangeduide activiteit op het inschrijvingsformulier of op de activiteit in gezamenlijk overleg met de Raad van Beheer van de B.K.F. aangeduid. Het andere seizoen zullen ze deze toegestuurd krijgen. De beurtrol wordt volledig vrijblijvend opgesteld door de Raad van Beheer van de B.K.F. De leden die geen activiteit aanduiden zullen de B.K.F. – speldjes ten gepaste tijde toegestuurd krijgen. Individuele sympathiserende leden hebben recht op 1 B.K.F. speldje.
   
Art.8.4 Deze opsommingen is niet beperkend en kan naargelang de behoeftenworden gewijzigd.
   
Het eerste federatiereglement werd samengesteld door de Raad van Beheer van de Brabantse Kulturele Federatie vzw. en werd na voorlezing unaniem goed gekeurd op woensdag 17 mei 1989. Vanaf deze datum is het van kracht en dient het door alle betrokkenen te worden nageleefd. Het werd gepubliceerd en openbaar gemaakt via het infoblad van mei 1989. Wijzigingen, aanvullingen en/of weglatingen eraan, zullen het voorwerp uitmaken van een bijlage, of indien zulks noodzakelijk blijkt een volledige nieuwe weergave van het aangepaste reglement, dewelke zal gepubliceerd worden in het infoblad. Deze aangepaste versie vervangt elk voorgaande en werd na voorlegging unaniem goedgekeurd op datum van 08 mei 2008.
   

Home